契約業務とは、会社が取引先と交わす契約に関する業務です。
企業のトラブル防止のために重要な業務で、契約業務を効率化することで企業活動を円滑に進められるといっても過言ではありません。
今回は、企業法務の仕事をしていた経験をもとに契約業務を解説します。
契約業務のポイント、効率化を実現するための方法などを解説するのでぜひ参考にしてください。
契約業務とは？
契約業務とは、契約書の作成、審査、交渉、契約締結、契約管理にいたるまでの一連の業務を指します。主に契約業務を担うのは企業の法務部門です。
法務部門のない企業は、総務部門が担当したり、外部の弁護士に依頼したりします。
契約業務が重要視される理由
契約業務が重要視される理由は、自社を契約トラブルから守るためです。
契約書を締結すると、契約当事者に権利と義務の法的効力が発生し、契約内容に拘束されます。
例えば、契約内容に「自社都合で勝手に解約できない」、「解約する際は違約金を支払う」などの条項があれば、その内容に従う義務が発生します。
仮に、取引先から提示された契約書の内容を確認せず締結した場合、自社に不利な条項が含まれていることに気付かず、後に損害を被る可能性があります。
このような事態を避けるためにも、契約締結前に内容を十分に審査・交渉し、自社のリスクを最小化することが重要です。
さらに、自社で契約書を作成する際は、自社が実現したい取引内容や条件、必要な条項を入れることで、自社に有利な契約を実現できます。
契約業務の流れ
契約業務は、以下の流れで進めます。
①事業担当者から法務相談、契約書作成または審査の依頼を受ける
②契約書を作成または審査する
③取引先と契約内容の交渉を行う
④契約を締結する
⑤契約書を保管・管理する
契約の種類には、電子契約と紙の契約の２つがあり、手順や締結方法などそれぞれ異なります。
電子契約の場合
電子契約は、紙を使用せずインターネット上ですべての契約業務を行う方法です。
契約書の署名・押印に電子署名という仕組みを使い、紙の契約と同等の法的効力を持ちます。
電子契約の場合は、契約業務の一連の流れがクラウド上で完結できるように形成された電子契約サービスを利用することがほとんどです。
そのため、契約書の作成・審査から保管・管理までをクラウド上で行います。
電子契約で締結するときの流れは以下のとおりです。
① 契約書をサービス上で作成又は、アップロードする
② 電子契約システム上で双方が電子署名を行う
③ 契約書の電子データをシステム上で保管・管理する
電子契約には、契約書を郵送する手間やコストが省けたり、印紙代を節約できたり、ペーパーレス化できたりといったメリットがあります。
一方で、サービス利用料金などのコストがかかる、契約締結日のバックデートが難しいといったデメリットもあるため、導入時はよく検討する必要があります。
紙締結の場合
紙締結の場合は、契約書に当事者の自署と押印を行うことで契約が成立します。
従来の一般的な締結方法で、電子化が進んだ今でも紙を使用している企業は多く存在します。
紙で契約締結する際の流れは以下のとおりです。
① 当事者の一方が双方合意済みの契約書を２通印刷する
② 契約書が複数枚にわたる場合は製本する
③ ２通ともに署名欄に記名・押印する
④ 相手方に２通とも郵送する
⑤ 相手方も契約書２通に記名・押印し１通を返送する
⑥ 当事者が１通ずつ契約書を保管する
紙締結の場合、契約内容が印紙税の課税対象となる場合は印紙を貼り付ける必要があります。
また、印紙を貼った際は消印が必要であったり、契約書が複数枚にわたる場合は割り印が必要となるなどのルールがあるので注意しましょう。
契約管理の重要ポイント
契約管理においては、契約の各段階が可視化されていること、契約期限や更新期限が通知されることが重要です。
契約の段階が可視化されていることで、契約業務が現在どの段階にあるのか、法務部門の誰が担当しているのか、誰がボールを持っているのかなどを把握でき、業務効率が向上します。
また、締結済みの契約の終了日や更新の有無なども可視化・共有され、契約期限や更新期限が近づいたタイミングで通知されれば、期限の見逃しを防ぐことができます。
通知機能があることで、「気付かぬ間に契約が終わっていた」、「次の更新時期に解約したかったのに自動更新された」などのトラブルを避けられるでしょう。
契約書業務における課題・解決方法
ここからは、契約業務で課題となりやすい内容を、契約業務の各段階ごとに紹介します。
法務相談・作成
法務相談・契約書作成は、契約締結が必要となった部門から契約書作成の依頼を受け付ける段階を言います。
この段階で生じる課題は、法務部門と事業部門の知識のばらつきです。
契約業務では、法律知識だけでなくビジネスや自社の方針について、法務部門の深い理解が求められます。
法務相談を受けた際に、これらの情報や知識が欠けていると事業部門からの相談に対して的外れな回答をしたり、事業部門の求める契約書を作成できなかったりということが起こります。
また、事業部門が法的知識に欠け、円滑に契約業務が進まないというケースもあります。
法務相談を受けた際、知識のばらつきがあると感じたときは、法務部門と事業部門で互いに足りない知識や情報を補い合うことが重要です。
互いに都度補い合い、正しく理解できているか慎重に確認しながら、共通認識を持つことで円滑に契約業務を進められます。
審査
取引先から契約書を提示されたり、自社のひな形を修正された場合、法務部門で内容のレビューを行います。
この段階で生じる課題は、法務部門が契約書の審査を依頼したものの、レビューのスピードが遅い、法務部門と事業部門間のやり取りの工数が多く効率が悪い、などです。
法務部門が、ミスなく丁寧に契約書レビューを行っているつもりでも、１日でも早く契約を交わしたい担当者は「もっとスピード感をもってレビューしてほしい」と感じるでしょう。
また、法務部門からの理由のわからない指摘や確認事項が多い場合、事業部門や取引先の担当者はそれに回答するための時間をとられ、非効率になります。
契約内容の審査においては、法務部門の不要な指摘や確認事項を減らすことが重要です。
そのためにも、先述したように法務部門が事業部門の専門知識や情報をよく把握しておくことで効率的に契約業務を進められます。
また、どのような理由での確認なのかをしっかり事業部門に説明することで、担当者も納得したうえでスムーズに回答できるでしょう。
契約管理
契約管理を行う際に課題となりやすいのが、契約期日をどのように管理するかです。
一般的な契約書には有効期間が設けられますが、期間は取引先や契約内容によって異なります。
そのため、契約書の量が多いと１つ１つ管理するのが非常に大変です。
先述したとおり、契約期日の管理ができていないと、契約期日や更新のタイミングを見逃してしまい企業が損害を被る可能性があります。
例えば、定期建物賃貸借契約を終了させるためには、終了期日の１年前から６カ月前までに賃貸人から賃借人に対して終了通知を行う必要があります。
この通知を怠ると賃貸人から契約終了を主張できず、改めて通知し６カ月後に終了することとなります。
仮に賃借人から契約終了を拒否された場合、賃貸人は無駄に６カ月間建物を貸す必要が生じるのです。
契約管理の課題を解決するには、契約段階の可視化が有効です。
契約段階を可視化する方法としては、エクセル表と契約管理ツールがあります。
エクセルで契約の一覧表を作成し、各契約ごとに契約期日や自動更新の有無などを記録しておくことで期限管理を行います。
マイクロオフィスのエクセルやスプレッドシートがあれば利用でき、コストもほとんどかからないため、導入しやすいメリットがあります。
契約管理ツールを利用すると、契約書の作成から締結までを一元管理でき、システム上で期限管理や更新管理を行えます。
契約段階を可視化するだけでなく、契約業務の無駄を省き、契約締結までのリードタイムを短くできます。また、通知機能の付いたシステムを利用すると、契約期限の近い契約を通知メールで知らせてくれます。
契約業務の改善や効率化を実現する方法
契約業務を改善し効率化する方法としては、契約業務のプロセスを整備することと契約を一元化・一本化することの２つが挙げられます。
プロセスを整備する
契約業務の改善・効率化するための１つ目の方法は、プロセスを整備することです。
契約書作成から契約締結・管理までの一連のフローを社内で作成・共有しておくことで、業務のばらつきなどが抑えられ、効率よく業務を進めることができます。
また、組織変更などによりプロセスの変更が必要なこともあるため、継続的な見直しと更新も必要となります。
一度プロセスを作ったら終わりでなく、常に最新の状態で整備していくことが、契約業務の改善・効率化に繋がるでしょう。
一元化・一本化する
２つ目は、契約の一元化・一本化です。
すべての契約業務を一元化できる契約管理ツールなどを利用することで、契約ステージを可視化でき、契約業務の効率化が期待できます。
また、近年電子契約が増えたため、紙の契約書と契約データが混在し、ファイリングされているものもあれば、データ保管されているものもあるなど、統一した管理ができていないケースがあります。
紙の契約もデータ化し電子契約と一緒に一元管理することで、契約書の所在が明確になり、探す手間が省けるでしょう。
契約業務のまとめ
契約業務は、自社のリスクを最小化することでトラブルを予防する側面と、事業活動を促進する戦略的な側面があり、企業において非常に重要な役割を果たします。
そのため、法務部門において、契約業務を改善し効率化することは重要な課題と言えます。
最近はすべての契約業務をクラウド上で一元管理し、リアルタイムで契約ステージを把握できる契約管理ツールなどがあり、導入することで契約ライフサイクルマネジメントの実現を目指せるでしょう。
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